راهنمای نرم افزار هنریار

نرم افزاری كه پیش رو دارید حاصل چند سال تلاش گروهی و همكاری آموزشگاه ها و عزیزان متخصصی است كه اكنون پس از سپری نمودن مراحل گوناگون در اختیار شما قرار گرفته است.

نرم افزار هنریار، از معدود برنامه هایی است كه برای سهولت در اداره آموزشگاه های آزاد، بخصوص آموزشگاه های هنری، طراحی و تهیه شده است. به كمك این برنامه می توانید امور جاری و مالی آموزشگاه از قبیل: ثبت نام مراجعین، ثبت و چاپ قبوض رسید، تعیین برنامه كلاسی، لیست كلاس های آموزشگاه، حضور و غیاب، تهیه و چاپ آمار هنرجویان و كلاس ها، محاسبه، چاپ و پرداخت حق الزحمه اساتید، ثبت امور مالی و هزینه ها، مدیریت پرونده ها و ... را به سادگی و در كمترین زمان ممكن انجام دهید.

در طراحی و پیاده سازی این نرم افزار سعی شده است بخش های مختلف در عین كارایی و دقت با سادگی و سهولت در رابط كاربری همراه باشد تا كاربران با كمترین دانش در راهبری كامپیوتر نیز بتوانند به راحتی از برنامه استفاده كنند. امید است این تلاش باعث جلب رضایت شما شده باشد. خرسند خواهیم شد اگر نظرات، پیشنهادات، درخواستها و انتقادات شما عزیزان را از طریق پست الكترونیكی HoMoghimi@GMail.com دریافت كنیم.

در این راهنما، قصد داریم تا با نحوه استفاده از نرم افزار و قابلیتهای آن آشنا شویم. توصیه می شود برای شروع سریع، حتماً قسمت "گردش كار در نرم افزار" را به دقت بخوانید.

برای اجرای نرم افزار هنریار نیاز به كامپیوتری با مشخصات سخت افزاری به شرح زیر می باشد:

- پردازشگر: Intel/AMD 1.5 GHz یا سریع تر
- حافظه سیستم: 512 Mb یا بیشتر
- هارد دیسك: 100 Mb
- نمایشگر (صفحه نمایش): 1024x768 یا بیشتر
- درگاه: USB Port برای اتصال قفل برنامه
- ماوس و كیبورد
- چاپگر: برای چاپ فهرست ها و قبض ها

امكانات نرم افزاری مورد نیاز برای اجرای نرم افزار هنریار به شرح زیر می باشد:

- هر یك از سیستم عامل های: Microsoft Windows 2000, XP, Vista, Seven
- برنامه Internet Explorer 5 یا نسخه جدیدتر
- امكانات پارسی فعال شده در Windows (امكان تایپ و قرائت صحیح زبان پارسی در Windows مقدور باشد)
- وجود و صحت قلم Tahoma
- كاربر با سطح دسترسی Administrator

نكته: لطفاً توجه داشته باشید! اگر كاربرانی با دسترسی محدود (Limited Users) قصد استفاده از برنامه را داشته باشند، مدیر شبكه باید سطح دسترسی پوشه مربوط به برنامه را برای آن ها در حالت (Full Control)‌ تنظیم كند.

هم اكنون پشتیبانی نرم افزار فقط بصورت online انجام می شود. به این منظور نرم افزار Team Viewer (با نام "TeamViewerQS.exe") همراه بسته نصب و در محل نصب برنامه قابل استفاده است. برای استفاده از این برنامه پس از اتصال به اینترنت و اجرای آن، باید كدهای برگشتی برنامه (ID و Password) را اعلام كنید تا امكان اتصال به سیستم شما فراهم شود.

پس از نصب، میانبر برنامه با نام "هنریار" روی Desktop قابل مشاهده و اجرا خواهد بود. برای اجرای برنامه روی این Icon دابل كلیك كنید. به خاطر داشته باشید قبل از اجرا قفل سخت افزاری خود را در یكی از درگاه های USB موجود در سیستم خود قرار دهید. در صورت عدم وجود قفل روی سیستم، برنامه بصورت آزمایشی اجرا خواهد شد. در این حالت تنها امكان ایجاد 5 ردیف در هر یك از بخش ها موجود است. در صورت عدم وجود هر یك از امكانات سخت افزاری و یا نرم افزاری مورد نیاز - كه در قسمت قبل ذكر شد - پیام خطای متناسبی نمایش داده خواهد شد.

لطفاً صبر كنید تا پردازش اولیه خاتمه یافته و صفحه نخست برنامه ظاهر شود.

اگر شما به منظور بررسی عملكرد برنامه، نسخه آزمایشی را دریافت كرده اید و قصد خریداری قفل را دارید، لطفاً با پشتیبانی از طریق پست الكترونیك HoMoghimi@GMail.com تماس بگیرید.

بطور كلی مشكلات مربوط به قفل سخت افزاری برنامه به دو دسته تقسیم می شوند:

1- مشكلات مربوط به برنامه اتصال: در صورت وجود چنین مشكلی، آخرین نسخه به روز شده برنامه را از سایت اینترنتی (http://www.hosseinmoghimi.com/honaryar.exe) دریافت كرده و برنامه خود را به روز كنید. اگر از ویندوز Vista و یا Seven استفاده می كنید، فایل "TinyReg.cmd" را كه در مسیر نصب شده برنامه موجود است، یك بار اجرا كنید. برای اجرای این فایل حتماً باید از سطح دسترسی Administrator استفاده كنید (Run as administrator).

! نكته بسیار مهم !
توجه: اگر در حال حاضر از برنامه استفاده می كنید و اطلاعات وارد برنامه شده است، حتماً قبل از انجام به روز رسانی، از اطلاعات و پوشه برنامه كپی پشتیبان تهیه كنید تا بعد از به روز رسانی اطلاعات شما از بین نرود.

2- مشكلات خود قفل:‌ مطمئن شوید كه قفل به درستی در درگاه USB قرار گرفته است. برای اطمینان، اگر درگاه آزاد دیگری در سیستم خود دارید، محل قفل را تغییر داده و دوباره سعی كنید. در حد امكان قفل را به یكی از درگاه های موجود روی Motherboard (پشت كیس) متصل كرده و از اتصال آن به درگاه های دیگر خودداری كنید.
اگر با انجام عملیات فوق مشكل برطرف نشد، ممكن است برنامه ریزی قفل شما اشكالی داشته باشد. برای حل این مشكل با پشتیبانی از طریق پست الكترونیك HoMoghimi@GMail.com تماس بگیرید.

صفحه نخست حاوی نام و آرم آموزشگاه و اطلاعات كلی درباره داده های ثبت شده در نرم افزار (تعداد اساتید، هنرجویان و كلاس ها) ارائه می دهد. محیط برنامه دارای 5 بخش كلی، مطابق با شكل زیر است:

1- منوی برنامه: دسترسی به امكانات و عملیات جنبی از طریق این منو انجام می شود.
2- نوار ابزار فوقانی: عملیات پر كاربرد متنی (Copy, Cut, Paste,...) به روز رسانی اطلاعات، راهنمای برنامه (همین متن) و خروج در این قسمت قرار دارند.
3- نوار ابزار جنبی: عملیات اصلی و روزانه آموزشگاه، به تفكیك حوزه عمل، در این بخش دسته بندی شده است.
4- بخش محتوا: صفحات گوناگون مربوط به انجام كارهای مختلف در این محل نمایش داده خواهند شد.
5- نوار وضعیت: هنگام شروع برنامه، نسخه كامل فایل اصلی برنامه و زمانی كه نشانگر ماوس را روی قسمت های مختلف حركت می دهید، توضیح كوتاه (Hint) در این نوار نمایش داده می شود. همچنین در قسمت انتها تاریخ و فضای آزاد دیسك محل نصب برنامه درج شده است.

توضیح مشروح هر یك از این بخش ها در ادامه آمده است.

توجه: در صورت استفاده از نرم افزار در حالت آزمایشی، به جای نام آموزشگاه عبارت "! نسخه آزمایشی نرم افزار !" و به جای آرم آموزشگاه آدرس سایت و پشتیبانی برنامه درج خواهد شد.

این بخش خود حاوی 4 قسمت است كه به تفكیك حوزه عملكرد جدا شده اند. این 4 قسمت، از بالا به پایین، عبارتند از:

1- هنرجویان:
    - ثبت نام: درج اطلاعات هنرجوی جدید
    - لیست: اطلاعات هنرجویان ثبت شده در نرم افزار و جستجو
    - شهریه: دریافت شهریه و صدور قبض
    - ویرایش: تغییر اطلاعات هنرجویان و بایگانی پرونده ها

2- برنامه:
    - كلاس جدید: تعریف كلاس جدید برای هنرجو
    - برنامه روزانه: جدول برنامه آموزشگاه و اساتید در روزهای هفته
    - ویرایش: تغییر اطلاعات برنامه ها و بایگانی ردیف كلاس

3- لیست:
- حضور و غیاب: لیست حضور و غیاب كلاس های آموزشگاه
- فهرست: اطلاعات مربوط به كلاس های ثبت شده

4- اساتید:
    - استاد جدید: درج اطلاعات استاد جدید
    - لیست: اطلاعات اساتید ثبت شده در نرم افزار و جستجو
    - پرداخت: محاسبه و پرداخت حق الزحمه اساتید
    - ویرایش: تغییر اطلاعات مربوط به اساتید

در این قسمت عملیات كلی مربوط به هنرجویان آموزشگاه انجام می شود.

برای درج اطلاعات هنرجویی كه به تازگی ثبت نام شده است، از كلید "ثبت نام" استفاده كنید.

برای مشاهده لیست هنرجویان ثبت شده (اعم از فعال و یا بایگانی شده) و جستجو برای مشاهده یا تغییر اطلاعات هنرجویان روی كلید "لیست" كلیك كنید.

به منظور صدور قبض رسید برای شهریه دریافتی از هنرجویان و ثبت مبالغ در نرم افزار از كلید "شهریه" استفاده كنید.

برای تغییر اطلاعات موجود و ثبت شده هنرجویان و یا انتقال پرونده هنرجو به بایگانی و بالعكس روی كلید "ویرایش" كلیك كنید.

در این قسمت كلیه عملیات مربوط به برنامه روزانه و كلاسی آموزشگاه انجام می شود.

برای تعریف كلاس جدید و تعیین وقت كلاسی هنرجو روی كلید "كلاس جدید" كلیك كنید.

برای مشاهده برنامه آموزشگاه و اساتید در روزهای هفته از كلید "برنامه روزانه" استفاده كنید.

برای ویرایش زمان برگزاری كلاس و یا بایگانی برنامه كلاسی هنرجویانی كه در كلاس شركت نمی كنند، به منظور خالی كردن وقت استاد در زمان تعیین شده، روی كلید "ویرایش" كلیك كنید.

برای ثبت حضور و غیاب روزانه هنرجو و یا استاد در كلاس های مختلف آموزشگاه، روی كلید "حضور و غیاب" كلیك كنید.

به منظور مشاهده ردیف های ثبت شده حضور و غیاب كلاس ها از كلید "فهرست" استفاده كنید.

در این قسمت عملیات مربوط به اساتید آموزشگاه انجام می شود.

برای درج اطلاعات اساتید آموزشگاه از كلید "استاد جدید" استفاده كنید.

برای مشاهده لیست اساتید ثبت شده و جستجو برای مشاهده یا تغییر اطلاعات اساتید روی كلید "لیست" كلیك كنید.

به منظور محاسبه حق الزحمه قابل پرداخت اساتید و چاپ لیست وضعیت كلاس های برگزار شده از كلید "پرداخت" استفاده كنید.

برای تغییر اطلاعات موجود و ثبت شده اساتید روی كلید "ویرایش" كلیك كنید.

كلید میانبر برای برخی از عملیات پركاربرد متنی در این نوار ابزار قرار داده شده است كه عملكرد هر كدام از چپ به راست به شرح زیر است:

- كپی: درج متن انتخاب شده در ورودی جاری در حافظه موقت (Copy to clipboard)
- كات: بریدن متن انتخاب شده و انتقال آن به حافظه موقت (Cut to clipboard)
- پیست: درج متن موجود در حافظه موقت در ورودی جاری (Paste from clipboard)
- پاك كردن: حذف متن انتخاب شده از ورودی جاری
- بازگشت: برگرداندن متن موجود در ورودی جاری (Undo)
- اتصال مجدد: برقراری مجدد ارتباط با بانك اطلاعات برای مشاهده تغییرات احتمالی اعمال شده توسط دیگر كاربران و یا ایجاد ارتباط قطع شده.
- راهنما: اجرای راهنمای استفاده از برنامه (همین متن)
- خروج: خروج كامل از برنامه

با استفاده از منو، دسترسی به امكانات و عملیات جنبی برنامه كه ممكن است كمتر به آن نیاز داشته باشید، فراهم شده است.

- پرونده:

    تهیه كپی پشتیبان: ایجاد یك كپی از اطلاعات اصلی برنامه (بجز اطلاعات مالی) در مسیر تعیین شده توسط شما.
    بازیابی اطلاعات: بازگرداندن اطلاعات اصلی از كپی پشتیبانی كه قبلاً (با استفاده از قسمت قبل) ایجاد كرده اید.
    بایگانی: لیست ردیف های بایگانی شده و انتقال ردیف های محاسبه شده از لیست حضور و غیاب به بایگانی.
    خروج: خروج كامل از برنامه.

- گزارش:

آمار هنرجویان: تهیه، چاپ و ذخیره سازی آمار هنرجویان و كلاس های جاری آموزشگاه مطابق با اطلاعات مورد نیاز وزارت ارشاد.
مشاهده آمار ذخیره شده: رویت آمارهایی كه قبلاً تهیه و ذخیره شده است.

- كمك:

راهنما: راهنمای استفاده از نرم افزار (همین متن).
درباره برنامه: نمایش صفحه شروع و لوگوی برنامه.

با توجه به اجرای آزمایشی این برنامه برای مدت بیش از 3 سال در شرایط واقعی و رفع اشكال های موجود و اضافه نمودن قابلیت های خاص مورد نیاز، سعی بر این بوده است تا در حد امكان روال كار در برنامه در عین دقت ساده باشد تا تاثیر عملكرد برنامه به عنوان یك ابزار سودمند در آموزشگاه به حداكثر برسد.
در این قسمت سعی شده تا روند كلی استفاده از برنامه برای شروع و به ترتیبی كه مورد نیاز است ذكر شود تا شما در سریع ترین زمان ممكن بتوانید از برنامه استفاده كنید.

اولین گام برای شروع، تعریف عناوین كلاس های آموزشگاه می باشد. برای انجام این كار، بعد از اجرای برنامه، از طریق منوی اصلی گزینه "اطلاعات فرعی" و سپس "فهرست عناوین كلاسها" را انتخاب كنید. در پنجره ای كه مقابل شماست، روی كلید "جدید" كلیك كرده و سپس متن مورد نظر خود را مقابل قسمت "عنوان" تایپ كنید. برای ثبت عنوان جدید، روی كلید "ذخیره" كلیك كنید.

با انجام این كار شما باید ابتدا كلاس های موجود در آموزشگاه را یك به یك برای برنامه تعریف كنید. سایر كلید های موجود در سمت چپ این پنجره مطابق با عنوان درج شده عمل می كنند كه توضیح كامل آن در بخش بعد (فهرست عناوین كلاس ها) قابل مشاهده است.

گام بعد، درج اطلاعات اساتید می باشد. برای انجام این كار، در بخش نوار ابزار جانبی، قسمت "اساتید"، روی كلید "استاد جدید" كلیك كرده و اطلاعات فرم روی صفحه را تكمیل كنید و در انتها برای ذخیره اطلاعات وارد شده و ثبت اطلاعات شخص بعد روی كلید "بعدی" و برای ثبت و بستن فرم روی كلید "ثبت" كلیك كنید.

مرحله بعد ثبت اطلاعات هنرجویان است. به این منظور، در بخش نوار ابزار جانبی، قسمت "هنرجویان"، روی كلید "ثبت نام" كلیك كرده و اطلاعات فرم روی صفحه را تكمیل كنید و در انتها برای ذخیره اطلاعات وارد شده و ثبت اطلاعات شخص بعد روی كلید "بعدی" و برای ثبت و بستن فرم روی كلید "ثبت" كلیك كنید.

اكنون كه لیست كلاس ها، اساتید و هنرجویان را وارد كرده اید، باید برای هنرجویان ثبت شده، برنامه كلاسی تعریف كنید. برای انجام این كار، در بخش نوار ابزار جانبی، قسمت "برنامه"، روی كلید "كلاس جدید" كلیك كرده و اطلاعات فرم روی صفحه را تكمیل كنید و در انتها برای ذخیره اطلاعات وارد شده و ثبت اطلاعات شخص بعد روی كلید "بعدی" و برای ثبت و بستن فرم روی كلید "ثبت" كلیك كنید.

نكته: لطفاً دقت كنید! هیچگاه ردیف برنامه كلاسی یك هنرجو كه حتی فقط برای یك جلسه از كلاس استفاده كرده است را ویرایش نكنید. اگر هنرجویی از چند كلاس استفاده می كند و یا دوره ای را به اتمام رسانده و قصد شركت در كلاس دیگری دارد، لطفاً با استفاده كلید "كلاس جدید" برنامه كلاسی جدید را تعریف كرده و ردیف كلاسی قبلی را بایگانی كنید. به دلیل ارتباط فهرست ها در بخش های گوناگون با یكدیگر، ویرایش برنامه كلاس های انجام شده باعث نمایش اطلاعات غلط برای آن كلاس ها خواهد شد.

تنها مرحله باقی مانده برای ادامه كار و ثبت وضعیت برگزاری كلاس ها در قسمت حضور و غیاب، دریافت شهریه از هنرجو می باشد. تا زمانیكه دریافت شهریه از هنرجو را ثبت نكرده باشید، ایشان قادر به استفاده از كلاس نخواهد بود. برای ثبت شهریه، در بخش نوار ابزار جانبی، قسمت "هنرجویان"، روی كلید "شهریه" كلیك كرده و اطلاعات فرم روی صفحه را به دقت تكمیل كنید و در انتها برای چاپ و صدور قبض روی كلید "ثبت"، و سپس كلید "چاپ قبض" كلیك كنید.

اكنون هنرجو قادر خواهد بود از كلاس استفاده كند و شما می توانید در بخش نوار ابزار جانبی، قسمت "لیست"، روی كلید "حضور و غیاب" كلیك كرده و اطلاعات مربوط به برگزاری كلاس (حاضر بودن استاد و هنرجو) را ثبت كنید.

نكته 1: لطفاً توجه داشته باشید! در فرم های اطلاعاتی شما باید همه قسمت هایی كه با علامت "*" مشخص شده اند، و یا در صورت عدم وجود این علامت، همه موارد را حتماً پر كنید. در غیر اینصورت برنامه قادر به ثبت اطلاعات وارد شده نخواهد بود.

نكته 2: لطفاً دقت كنید! برای نرم افزار تفاوتی ندارد كه شما از چه واحد پولی (ریال یا تومان) استفاده می كنید. اما به یاد داشته باشید در صورت استفاده از هر واحدی، تمامی مبالغ در قسمت های مختلف برنامه را با همان واحد و بطور یكسان وارد كنید.

نكته 3: قبل از بستن و خروج از برنامه، همیشه به صفحه نخست برگردید و عملیاتی را كه در حین انجام آن هستید با ثبت و یا لغو نمودن به اتمام برسانید.

در این بخش شما می توانید فهرست كلاس های آموزشگاه را به برنامه معرفی كنید تا قادر به ثبت اطلاعات اساتید و هنرجویان در این كلاس ها باشید. برای دسترسی به این بخش از منوی اصلی برنامه گزینه "اطلاعات فرعی" و سپس "فهرست عناوین كلاسها" را انتخاب كنید. (شكل زیر)

در پنجره ای كه مطابق شكل زیر باز خواهد شد، عملیات زیر قابل انجام است:

برای حذف یك ردیف، پس از انتخاب آن روی كلید "حذف" كلیك كنید.

برای ویرایش عنوان یك كلاس، پس از انتخاب آن روی كلید "اصلاح" كلیك كرده و در قسمت "عنوان" تغییرات مورد نظر خود را اعمال كنید. برای ثبت تغییرات روی كلید "ذخیره" و برای لغو تغییرات روی كلید "لغو" كلیك كنید.

برای درح عنوان كلاس جدید، روی كلید "جدید" كلیك كرده و قسمت "عنوان" را وارد كنید. برای ثبت روی كلید "ذخیره" و برای لغو روی كلید "لغو" كلیك كنید.

برای بستن پنجره و بازگشت به صفحه اول برنامه، روی كلید"بستن" كلیك كرده و یا روی صفحه كلید، كلید "ESC" را بزنید.

نكته: اگر عنوان كلاسی را ویرایش كنید، تمامی ردیف ها در همه قسمت های برنامه كه از آن عناوین استفاده كرده اند (هنرجویان، اساتید و برنامه كلاس ها) نیز تغییر خواهند كرد. پس لطفاً توجه داشته باشید فقط در صورت نیاز به اصلاح تایپی عناوین را تغییر دهید.

این قسمت حاوی عملیات كلی مربوط به هنرجویان آموزشگاه به شرح زیر است:

برای درج اطلاعات هنرجویی كه به تازگی ثبت نام شده است، از كلید "ثبت نام" استفاده كنید.

به منظور صدور قبض رسید برای شهریه دریافتی از هنرجویان و ثبت مبلغ در نرم افزار از كلید "شهریه" استفاده كنید.

برای ثبت اطلاعات هنرجویان فعلی آموزشگاه و یا هنرجویان جدید، با استفاده از این بخش، فرم مربوطه (شكل زیر) را پر كنید. قسمت "ساز (عنوان كلاس)" لیستی از عناوین كلاسها كه در بخش های قبلی تعیین كرده اید، در اختیارتان قرار می دهد.

با كلیك روی كلید "امروز" تاریخ روز در بخش "تاریخ ثبت نام" بطور خودكار درج خواهد شد.

شهریه كلاس هنرجو، به ازای هر جلسه تعیین می شود و انتخاب واحد پولی (تومان / ریال) به دلخواه شماست. در قسمت "درصد استاد" می توانید با توجه به میزان تخفیفی كه ممكن است شما یا استاد مربوطه به هنرجو می دهید، شیوه محاسبه حق الزحمه را تعیین كنید. به عنوان مثال، اگر استاد از هنرجو شهریه نخواهند، شهریه واقعی هر جلسه را درج و درصد استاد را صفر (0) وارد كنید. اگر آموزشگاه از هنرجو شهریه ای دریافت نمی كند، شهریه واقعی را درج و درصد استاد را صد (100) وارد كنید.

برای ذخیره اطلاعات روی كلید "ثبت" و برای ذخیره اطلاعات وارد شده و ثبت نمودن اطلاعات هنرجوی دیگر روی كلید "بعدی" كلیك كنید.

برای لغو تغییرات و یا خروج از این قسمت، روی كلید "لغو / خروج" كلیك كنید.

نكته 1: لطفاً توجه داشته باشید! تمامی موارد ستاره دار (*) باید با اطلاعات معتبر تكمیل شوند، در غیر اینصورت امكان ثبت اطلاعات وجود ندارد. ورود اطلاعات در قسمت هایی كه ستاره ندارند اختیاری است.

نكته 2: لطفاً دقت كنید! برای نرم افزار تفاوتی ندارد كه شما از چه واحد پولی (ریال یا تومان) استفاده می كنید. به یاد داشته باشید در صورت استفاده از هر واحدی، تمامی مبالغ در قسمت های مختلف برنامه را با همان واحد و بطور یكسان وارد كنید.

در این قسمت مطابق شكل زیر، فهرست هنرجویانی كه اطلاعات آن ها را در نرم افزار وارد كرده اید موجود است. شما می توانید اطلاعات هنرجویان را در این فهرست بررسی و یا تغییر دهید. با استفاده از قسمت فوقانی (جستجوی سریع) قادر خواهید بود در لیست جستجو كرده و یا نمایش لیست را محدود كنید. همچنین می توانید از اطلاعات یك هنرجو، برای شركت ایشان در كلاس های دیگر، با استفاده از كلید "كپی هنرجو..." كپی تهیه كنید و یا مانده حساب هنرجو را (در صورت وجود)، یا كلیك كردن روی كلید "استرداد..." مسترد كنید. (توضیح در بخش های بعدی)

برای ویرایش اطلاعات پرونده هنرجو، پس از انتخاب ردیف مربوطه، روی كلید "ویرایش..." كلیك كنید.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

به كمك این ابزار (شكل زیر) می توانید به راحتی اطلاعات هنرجوی مورد نظر خود را پیدا كنید. برای جستجو بر اساس هر یك از گزینه های اسم، فامیل، شماره عضویت و شماره شناسنامه و یا تركیبی از آن ها، مقادیر مورد نظر را در بخش مربوطه وارد كنید.

با كلیك كردن روی عنوان "لیست بدهكاران" فهرست محدود به هنرجویانی خواهد شد كه به آموزشگاه بدهی دارند و با كلیك كردن روی عنوان "لیست فعالان" فهرست محدود به هنرجویان فعال (كسانی كه پرونده آن ها به بایگانی منتقل نشده است) خواهد شد.

برای بازگشت به حالت معمول، مقادیر وارد شده در 4 بخش ورودی را پاك كرده و انتخاب گزینه های "لیست بدهكاران" و "لیست فعالان" را حذف كنید.

اگر هنرجویی قصد استفاده از كلاس های دیگری را نیز داشته باشد، برای اینكه به ازای هر كلاس (با توجه به اینكه برنامه كلاسی و شهریه كلاس ها متفاوت است)، باید یك ردیف هنرجو مختص آن كلاس ثبت شده باشد، باید از اطلاعات هنرجو كپی تهیه كنید.

با كلیك روی كلید "كپی هنرجو..." در قسمت لیست هنرجویان، یك كپی از اطلاعات هنرجوی انتخاب شده ایجاد و پنجره زیر نمایش داده می شود.

برنامه بطور خودكار برای ردیف جدید، با توجه به شماره عضویت هنرجو، كد منحصر بفردی را ثبت می كند. برای ویرایش اطلاعات ردیف جدید، می توانید از پنجره فوق استفاده كرده و عنوان كلاس و شهریه كلاس جدید هنرجو را، در بخش ویرایش تعیین كنید.

گاهی ممكن است بخواهید به دلایل مختلف، شهریه هنرجو را عودت دهید و كلاس وی را حذف كنید. برای انجام این كار، روی كلید "استرداد..." در بخش لیست هنرجویان كلیك كنید. با انجام این كار پنجره ای مطابق شكل زیر نمایش داده خواهد شد.

در این پنجره، نام و كلاس هنرجو و همچنین مبلغ مانده حساب هنرجو (در صورتیكه هنرجو پس از پرداخت شهریه از كلاس استفاده كرده باشد) درج شده است. در صورت تایید شما، مبلغ حذف و برنامه كلاسی ایشان غیرفعال (بایگانی) خواهد شد. همچنین كسر این مبلغ بطور خودكار در هزینه های آموزشگاه (بخش مالی) ثبت خواهد شد.

برای استفاده هنرجو از كلاس و ثبت حضور و غیاب وی در فهرست، می باید دریافت شهریه از هنرجو را در برنامه ثبت كنید. به این منظور، در قسمت شهریه، مطابق شكل زیر، هنرجو را (با توجه به عنوان كلاس) از لیست انتخاب كرده، تاریخ دریافت و مبلغ دریافت شده را (با توجه به واحد پولی كه در نظر گرفته اید) درج كنید.

در صورت نیاز، قسمت توضیحات را نیز تكمیل كنید. با كلیك كردن روی كلید "امروز" تاریخ روز در بخش "تاریخ" درج خواهد شد. این قسمت برای ثبت اطلاعاتی از قبیل كد تراكنش (در صورت استفاده از دستگاه های پایانه خرید بانكی) و یا شماره و تاریخ چك دریافتی مناسب است.

اگر گزینه "افزودن به هزینه ها" انتخاب شده باشد، مبلغ دریافت شده در بخش "هزینه ها" (قسمت مالی برنامه) درج خواهد شد.

بخش پایینی صفحه، پیش نمایش چاپی از قبض قابل رویت است.

برای چاپ قبض، ابتدا باید با كلیك روی كلید "ثبت"، دریافت را ذخیره كنید. سپس می توانید با كلیك روی كلید "چاپ قبض" قبض رسید را چاپ كنید. قبض های چاپ شده توسط برنامه بصورت دو قسمتی است كه بخش بالایی برای پرداخت كننده و قسمت پایینی جهت نگهداری در آرشیو آموزشگاه می باشد.

در صورت تمایل می توانید از كلید "چاپ قبض خام" برای درج دستی اطلاعات استفاده كنید.

اگر مبلغ درج شده بر شهریه هر جلسه هنرجو (كه در پرونده ایشان تعریف كرده اید) بخش پذیر نباشد، پیام هشدار زیر نمایش داده خواهد شد.

در اینصورت شما می توانید مبلغ وارد شده را اصلاح و یا به عملیات ادامه دهید.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

نكته 1: لطفاً توجه داشته باشید! قبل از زدن كلید "ثبت" حتماً نام هنرجو، كلاس مربوطه و مبلغ درج شده را كنترل كنید. امكان تصحیح و یا حذف به سادگی وجود ندارد.

نكته 2: اندازه كاغذ در نظر گرفته شده برای چاپ قبض A5 می باشد.

در این قسمت (شكل زیر) می توانید اطلاعات پرونده هنرجویان را ویرایش كنید. ابتدا هنرجوی مورد نظر را از لیست فوقانی انتخاب كرده و یا با استفاده از قسمت "جستجو" در بخش لیست هنرجویان و كلیك روی كلید "ویرایش..." در همان صفحه، اطلاعات مورد نظر خود را تغییر دهید.

برای ذخیره تغییرات اعمال شده روی كلید "ثبت"، و برای بازگشت به مقادیر قبلی روی كلید "لغو" كلیك كنید. برای حذف پرونده هنرجو روی كلید "حذف هنرجو" كلیك كنید. در صورتیكه برای هنرجو كلاس تعریف شده باشد، امكان حذف مستقیم وجود ندارد. به این منظور ابتدا باید ردیف كلاسی هنرجو را حذف و سپس اطلاعات هنرجو را پاك كنید.

برای انتقال پرونده هنرجو به بایگانی روی كلید "انتقال به بایگانی" و برای فعال كردن هنرجو و انتقال پرونده از بایگانی به فهرست هنرجویان فعال، روی كلید "انتقال از بایگانی" كلیك كنید. توضیح كامل در بخش بعد موجود است.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

انتقال پرونده هنرجویان به بایگانی و بالعكس، هیچ تغییری در اطلاعات ثبت شده ایجاد نمی كند. هنرجویانی كه پرونده آنها به بایگانی منتقل می شود، فقط در لیست های انتخاب نمایش داده نخواهند شد تا شما با سهولت بیشتری بتوانید به امور هنرجویان فعال بپردازید. در صورت نیاز، هر زمان كه مایل باشید، می توانید مجدداً هنرجوی بایگانی شده را فعال و به فهرست های جاری باز گردانید. برای انجام این كار از قسمت "ویرایش" در بخش "هنرجویان" و كلیدهای "انتقال به بایگانی" و "انتقال از بایگانی" استفاده كنید. بدیهی است فعال بودن هر یك از كلیدها بسته به وضعیت جاری ردیف دارد.

در این بخش كلیه عملیات مربوط به برنامه كلاسی هنرجویان و اساتید آموزشگاه انجام می شود.

برای تعریف كلاس جدید و تعیین وقت كلاسی هنرجو با استاد، روی كلید "كلاس جدید" كلیك كنید.

برای مشاهده برنامه آموزشگاه و اساتید در روزهای هفته از كلید "برنامه روزانه" استفاده كنید.

در این قسمت (شكل زیر) شما می توانید برای هنرجویانی كه اطلاعات آنها در برنامه ثبت شده است، برنامه كلاسی تعریف كنید. به این منظور ابتدا هنرجو را از لیست فوقانی انتخاب كنید. با انجام این كار، برنامه با توجه به عنوان كلاسی كه برای هنرجو ثبت كرده اید، فهرستی از اساتید همان كلاس را نمایش می دهد. در صورت تمایل می توانید با انتخاب گزینه " نمایش همه اساتید"، استادی با عنوان غیر مرتبط برای هنرجو انتخاب كنید. سپس روز، ساعت و زمان كلاس را مشخص كنید. در صورت تمایل می توانید در قسمت توضیحات، نكات دلخواه خود درباره این كلاس را وارد كنید.

برای ذخیره اطلاعات روی كلید "ثبت" و برای ذخیره اطلاعات وارد شده و ثبت نمودن اطلاعات كلاس دیگر روی كلید "بعدی" كلیك كنید.

برای لغو عملیات و یا خروج از این قسمت، روی كلید "لغو / خروج" كلیك كنید.

در این قسمت (مطابق شكل زیر) برنامه آموزشگاه در روزهای هفته و یا بر اساس نام اساتید قابل ملاحظه است.

برای مشاهده برنامه بر اساس روزهای هفته، در قسمت "فیلتر"، مقابل عنوان "روز هفته"، روز مورد نظر را انتخاب كنید. برای مشاهده برنامه استاد، نام ایشان را در همان قسمت، مقابل عنوان "نام استاد" از لیست انتخاب كنید.

اگر استادی در چند رشته و یا كلاس مختلف تدریس می كند، پس از انتخاب استاد، با انتخاب گزینه "نمایش همه برنامه های استاد" می توانید برنامه وی را در كلاس های مختلف ملاحظه كنید.

با انتخاب هر كدام از ردیف ها و كلیك روی كلید "ویرایش"، برنامه شما را به قسمت ویرایش برنامه منتقل خواهد كرد و شما می توانید اطلاعات مورد نظر را اصلاح كنید.

برای خروج از این قسمت روی كلید "خروج" كلیك كنید.

در این قسمت می توانید مشخصات برنامه های كلاسی را ویرایش كنید(شكل زیر). با انتخاب ردیف برنامه از لیست فوقانی، اطلاعات كامل آن ردیف نمایش داده خواهد شد. شما می توانید در صورت تمایل زمان برگزاری كلاس (روز هفته، ساعت و زمان كلاس) و توضیحات را ویرایش كنید. برای جلوگیری از خطا در گزارش های مختلف برنامه، لطفاً نكته زیر را به دقت بخوانید.

برای فیلتر كردن لیست به منظور نمایش كلاس های فعال، روی گزینه "نمایش كلاس های فعال" كلیك كنید.

پس از اعمال تغییرات، برای ذخیره اطلاعات روی كلید "ثبت" و برای لغو تغییرات و بازگشت به مقادیر قبلی، روی كلید "لغو" كلیك كنید.

اگر هنرجو از برنامه كلاسی خود استفاده نكرده باشد، به این معنی كه در فهرست حضور و غیاب كلاس ثبت نشده باشد، با كلیك روی كلید "حذف برنامه" می توانید برنامه كلاسی را حذف كنید. در غیر اینصورت، به دلیل استفاده برنامه از ردیف های كلاسی در فهرست حضور و غیاب امكان حذف وجود ندارد. در صورتی كه تاكید بر حذف برنامه ای دارید، ابتدا باید همه ردیف های مربوط به آن برنامه را از فهرست حضور و غیاب حذف كنید

برای انتقال برنامه های كلاسی به اتمام رسیده به بایگانی، روی كلید "انتقال به بایگانی" و برای بازگرداندن برنامه ای به روال كاری، روی كلید "انتقال از بایگانی" كلیك كنید. بدیهی است فعال بودن هر یك از كلیدها بسته به وضعیت جاری ردیف دارد.

برای خروج از این قسمت روی كلید "خروج" كلیك كنید.

نكته: لطفاً توجه داشته باشید! بعد از تعریف كلاس و استفاده هنرجو از كلاس تعریف شده (ثبت در لیست حضور و غیاب)، هرگز نام هنرجو و یا استاد را ویرایش نكنید. این كار باعث اختلال در ارتباط منطقی لیست حضور و غیاب و ردیف كلاس ها خواهد شد. به همین منظور در حال حاضر امكان ویرایش هنرجو و یا استاد وجود ندارد. اگر هنرجو دوره كلاس خاصی را به اتمام رسانده و قصد استفاده از كلاس دیگری را دارد، ابتدا ردیف برنامه كلاسی كه به اتمام رسیده را بایگانی كنید و سپس برنامه كلاسی جدید را تعریف كنید.

برای ثبت حضور و غیاب روزانه هنرجو و یا استاد در كلاس های مختلف آموزشگاه، روی كلید "حضور و غیاب" كلیك كنید.

به منظور مشاهده ردیف های ثبت شده حضور و غیاب كلاس ها، روی كلید "فهرست" كلیك كنید.

یكی از مهمترین و پر كاربردترین قسمت های برنامه در عملیات روزمره آموزشگاه، بخش حضور و غیاب است. در این قسمت، باید پس از برگزاری و یا لغو كلاس، اطلاعات در برنامه ثبت شود. ابتدا ردیف كلاس مورد نظر را از لیست فوقانی انتخاب كنید. تاریخ، روز و ساعت كلاس بطور خودكار با توجه به ردیف انتخاب شده در لیست فوقانی درج خواهند شد.

اگر كلاسی كه قصد ثبت آن را دارید جابجا شده است (كلاس باید در روز دیگری برگزار می شد)، روز اصلی را از میان گزینه های بالای صفحه انتخاب كنید. با انجام این كار، گزینه "جابجایی" بطور خودكار انتخاب خواهد شد.

پس از انتخاب كلاس و اطمینان از اطلاعات درج شده، حضور و یا عدم حضور استاد و هنرجو را در قسمت های "استاد حاضر" و "هنرجو حاضر" تعیین كنید. در صورت وجود، میزان تاخیر استاد و یا هنرجو را در قسمت های مربوطه درج كنید.

اگر كلاس مصادف با روز تعطیل بوده است و شما قصد ثبت ردیف را دارید، گزینه "تعطیل" را انتخاب كنید.

در صورت وجود، نكات مورد نظر را در قسمت "توضیح" درج كنید.

پیش از ثبت به قسمت "پیام" كه زیر لیست نمایش داده می شود، توجه كنید.

اگر هنرجو با توجه به شهریه پرداختی، مجاز به استفاده از كلاس باشد، پیام زیر نمایش داده خواهد شد و با كلیك روی كلید "ثبت"، حضور و غیاب ذخیره خواهد شد.

با توجه به پرونده هنرجو، اگر این جلسه، آخرین جلسه باقی مانده از حساب ایشان باشد، پیام زیر نمایش داده خواهد شد و كاربر می تواند این موضوع را به اطلاع هنرجو برساند تا ایشان برای استفاده از كلاس در جلسات بعدی، ثبت نام كنند و یا به یاد داشته باشند كه جلسه بعدی موعد پرداخت شهریه است.

با كلیك روی كلید "ثبت"، حضور و غیاب ذخیره خواهد شد.

در صورتیكه شهریه پرداخت شده به اتمام رسیده باشد (هنرجو از تمام حساب خود برای حضور در كلاس استفاده كرده باشد)، پیام زیر نمایش داده خواهد شد. در این صورت هنرجو باید شهریه پرداخت كند و امكان حضور در كلاس و ثبت حضور و غیاب وجود ندارد.

اگر به هر دلیل، هنرجو قادر به پرداخت شهریه در این زمان نبود و شما تصمیم داشتید امكان استفاده از كلاس را ایجاد كنید، باید برای هنرجو بدهی تعریف كنید. (توضیح بعدی)

اگر تاریخ اتمام قرارداد آموزشگاه با استاد مربوطه (كه در بخش اساتید درج كرده اید) سپری شده باشد، پیام زیر نمایش داده خواهد شد تا شما به منظور تمدید قرارداد اقدامات لازم را انجام دهید.

برای خروج از این قسمت روی كلید "خروج" كلیك كنید.

اگر هنرجو به دلیل اتمام شهریه و جلسات مانده قادر به استفاده از كلاس نباشد، شما می توانید برای ایشان بدهی منظور نموده و امكان استفاده از كلاس بعد از جلسه آخر را فراهم كنید. برای انجام این كار، در بخش "حضور و غیاب"، پس از انتخاب ردیف برنامه كلاسی هنرجو، روی كلید "بدهكاری" كلیك كنید. با انجام این كار، پنجره زیر نمایش داده خواهد شد.

در صورت تایید، هنرجو برای یك جلسه قادر خواهد بود از كلاس استفاده كند و به میزان یك جلسه و با توجه به شهریه ثبت شده در پرونده، برای ایشان بدهكاری ثبت خواهد شد.

نكته: در صورت وجود بدهی در پرونده هنرجو، هنگام پرداخت شهریه بعدی، ابتدا مبلغ بدهی كسر خواهد شد و مبلغ باقی مانده برای استفاده بعدی از كلاس منظور خواهد شد. همچنین برای مشاهده فهرست هنرجویان بدهكار، در قسمت "لیست" در بخش هنرجویان، گزینه "لیست بدهكاران" را انتخاب كنید.

در این قسمت مطابق شكل زیر، فهرست حضور و غیاب در كلاس های مختلف آموزشگاه قابل مشاهده است.

با استفاده از قسمت فوقانی ("فیلتر") می توانید لیست را به منظور سهولت بیشتر فیلتر كنید. با انتخاب هریك از این گزینه ها، لیست متناسب با درخواست شما محدود خواهد شد. در صورت اعمال محدودیت، تعداد ردیف ها نیز قابل مشاهده است.

اگر ردیف ثبت شده دارای توضیح باشد، كلید "نمایش توضیحات" فعال خواهد شد و با كلیك روی آن می توانید توضیح درج شده را ببینید.

با كلیك روی كلید "حذف ردیف"، ردیف انتخاب شده از فهرست حذف خواهد شد.

برای خروج از این قسمت روی كلید "خروج" كلیك كنید.

در این بخش عملیات مربوط به اساتید آموزشگاه انجام می شود.

برای درج اطلاعات اساتید آموزشگاه از كلید "استاد جدید" استفاده كنید.

برای مشاهده لیست اساتید ثبت شده و جستجو برای مشاهده یا تغییر اطلاعات اساتید روی كلید "لیست" كلیك كنید.

برای تغییر اطلاعات موجود و ثبت شده اساتید روی كلید "ویرایش" كلیك كنید.

برای ثبت اطلاعات اساتید آموزشگاه با استفاده از این بخش (تصویر زیر)، اطلاعات هر یك را وارد كنید. تمامی موارد ستاره دار باید تكمیل شوند.

برای ذخیره اطلاعات روی كلید "ثبت" و برای ذخیره اطلاعات وارد شده و ثبت نمودن اطلاعات استادی دیگر روی كلید "بعدی" كلیك كنید.

برای لغو تغییرات و یا خروج از این قسمت، روی كلید "لغو / خروج" كلیك كنید.

نكته: در صورت انتخاب گزینه "كنسلی"، اگر استاد كلاسی را لغو (كنسل) كند، هزینه آن كلاس از حساب استاد مربوطه كسر خواهد شد.

فهرست اساتیدی كه اطلاعات ایشان را در برنامه ثبت كرده اید در این قسمت (عكس زیر) قابل مشاهده است. برای دسترسی به اطلاعات استاد، می توانید از قسمت "جستجو" استفاده كنید. به این منظور، اسم و یا فامیل استاد مورد نظر را در بخش های ورودی مربوطه وارد كنید.

شما می توانید از اطلاعات یك استاد، برای تشكیل كلاس در رشته های دیگر، با استفاده از كلید "كپی استاد" كپی تهیه كنید. (توضیح بعدی)

برای خروج از این قسمت روی كلید "خروج" كلیك كنید.

اگر استادی در رشته های مختلف (بیش از یك عنوان) تدریس نمایند، برای اینكه به ازای هر كلاس (با توجه به اینكه برنامه كلاسی و شهریه كلاس ها متفاوت است)، باید یك ردیف استاد مختص آن كلاس ثبت شده باشد، باید از اطلاعات استاد كپی تهیه كنید.

با كلیك روی كلید "كپی استاد" در قسمت لیست اساتید، یك كپی از اطلاعات استاد انتخاب شده ایجاد خواهد شد.

برنامه بطور خودكار برای ردیف جدید، با توجه به كد تدریس استاد، كد جدیدی را با علامت "*" ثبت می كند. برای ویرایش اطلاعات ردیف جدید، می توانید به قسمت "ویرایش" اطلاعات اساتید مراجعه كنید.

در این قسمت می توانید حق الزحمه مربوط به كلاس های برگزار شده توسط اساتید آموزشگاه را محاسبه و نسبت به پرداخت و چاپ فهرست ریز كلاس ها اقدام نمایید (تصویر زیر). برای شروع، استاد مورد نظر را از لیست (با توجه به عنوان كلاس) انتخاب كنید.

در صورت وجود پرداخت (های) قبلی، تاریخ، مبلغ و تعداد جلسات محاسبه شده در آخرین پرداخت و اطلاعات دیگری شامل تاریخ شروع و اتمام قرارداد، درصد حق الزحمه استاد، تعداد و مجموع مبالغ كل پرداخت ها تا كنون نمایش داده خواهد شد. سپس، تاریخ انتهای محاسبه را تعیین كنید. با كلیك روی كلید "امروز"، تاریخ روز بطور خودكار در این بخش درج خواهد شد. با توجه به وجود تاریخ آخرین پرداخت در اطلاعات برنامه، نیازی به درج تاریخ شروع نمی باشد.

اگر گزینه "افزودن به هزینه ها" را انتخاب كنید، پس از انجام محاسبه و ثبت پرداخت در برنامه، اطلاعات پرداخت بطور خودكار در لیست هزینه های آموزشگاه نیز درج خواهد شد.

برای ادامه عملیات روی كلید "محاسبه" كلیك كنید. پس از اتمام عملیات محاسبه، فهرست كلاس های انجام شده، مطابق تصویر زیر، نمایش داده خواهد شد.

اكنون در قسمت پایینی صفحه، تعداد جلسات برگزار شده، جلسات كنسل شده (توسط استاد) و مبلغ حق الزحمه قابل پرداخت درج خواهد شد. حال می توانید این فهرست را در صورت تمایل چاپ كرده و نسبت به ثبت و پرداخت حق الزحمه اقدام كنید.

برای خروج از این قسمت روی كلید "خروج" كلیك كنید.

نكته 1: چاپ فهرست به معنای ثبت پرداخت در برنامه نمی باشد، حتماً پس از محاسبه و پرداخت حق الزحمه استاد، با كلیك روی كلید "ثبت" پرداخت را ذخیره نمایید.

نكته 2: لطفاً دقت كنید! واحد پول برای تمامی مبالغ درج شده، مطابق به آنچه كه شما در بخش های دیگر نیز در نظر گرفته اید درج و ثبت خواهد شد.

نكته 3: اندازه كاغذ در نظر گرفته شده برای چاپ فهرست A4 می باشد.

در این قسمت (شكل زیر) می توانید اطلاعات پرونده اساتید را ویرایش كنید. ابتدا استاد مورد نظر را از لیست فوقانی انتخاب كرده و سپس اطلاعات مورد نظر خود را تغییر دهید.

برای ذخیره تغییرات اعمال شده روی كلید "ثبت"، و برای بازگشت به مقادیر قبلی روی كلید "لغو" كلیك كنید.

برای حذف پرونده استاد روی كلید "حذف استاد" كلیك كنید. در صورتیكه برای استاد كلاس تعریف شده باشد، امكان حذف مستقیم وجود ندارد. به این منظور ابتدا باید همه ردیف های كلاسی استاد را حذف و سپس اطلاعات استاد را پاك كنید.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

با استفاده از منوی برنامه و انتخاب منوی "پرونده" (شكل زیر)، عملیات كلی اطلاعات قابل انتخاب خواهند بود كه در این عملیات كلیه اطلاعات برنامه مورد پردازش قرار خواهند گرفت. در این قسمت با نحوه عملكرد هر یك از این گزینه ها آشنا خواهیم شد.

برنامه بطور خودكار همیشه هنگام اجرا یك نسخه پشتیبان از اطلاعات برنامه تهیه كرده و آن را در پوشه "BackUp"، در محلی كه برنامه را نصب كرده اید قرار می دهد. برای استفاده از این كپی، كافی است فایل مورد نظر را جایگزین فایل اصلی اطلاعات برنامه نمایید (جهت كسب اطلاعات بیشتر درباره این قابلیت، با آدرس پشتیبانی تماس حاصل فرمایید).

اما اگر بخواهید خودتان بصورت دستی از اطلاعات برنامه كپی پشتیبان تهیه كنید، در منوی اصلی برنامه، روی گزینه "تهیه كپی پشتیبان..." كلیك كنید. پس از انجام این كار، پنجره ذخیره سازی مطابق با شكل زیر ظاهر خواهد شد. توصیه می شود به منظور ذخیره فایل پشتیبان از محلی بجز محل نصب برنامه استفاده كنید. برنامه بطور خودكار نام فایل پشتیبان را تعیین كرده است، لطفاً این نام را تغییر ندهید.

پس از انتخاب محل مناسب، جهت اتمام عملیات روی كلید "Save" كلیك كنید.

در صورت انجام موفقیت آمیز عملیات، پنجره زیر نمایش داده خواهد شد.

توصیه می شود با توجه به حجم امور روزانه آموزشگاه، بصورت دوره ای و مرتب (روزانه، یك روز در میان و ...) از اطلاعات كپی پشتیبان تهیه فرمایید تا در صورت بروز هر مشكلی با صرف كمترین زمان، بتوانید مجدداً از برنامه استفاده كنید.

در صورت بروز مشكل در كامپیوتر و یا سیستم عامل شما، در صورت وجود یك كپی پشتیبان از اطلاعات خود، به راحتی می توانید به انتخاب گزینه "بازیابی اطلاعات" از منوی "پرونده"، آخرین اطلاعات موجود در كپی خود را بازگردانید. پس از انتخاب این گزینه، پنجره زیر نمایش داده خواهد شد.

شما باید آخرین فایل پشتیبان خود را انتخاب كرده و سپس روی كلید "Open" كلیك كنید. پس از انجام این كار، برنامه با توجه به نام فایل، تاریخ و ساعتی كه این كپی را تهیه كرده اید نمایش می دهد.

لطفاً این زمان را كنترل كنید و به اخطار درج شده توجه نمایید. در صورت ادامه و تایید شما، تمامی اطلاعاتی كه بعد از زمان تهیه كپی پشتیبان در برنامه ثبت كرده اید از بین خواهد رفت و برنامه به وضعیت زمان تهیه كپی باز خواهد گشت.

در صورت تایید شما و انجام موفقیت آمیز عملیات، پنجره زیر نمایش داده خواهد شد.

اكنون می توانید مانند روال سابق از برنامه استفاده كنید. به یاد داشته باشید در صورتی كه پس از تهیه آخرین كپی پشتیبان، اطلاعاتی در برنامه ثبت كرده اید، باید مجدداً آن ها را وارد كنید.

این نرم افزار تمامی ردیف های مربوط به حضور و غیاب هنرجویان آموزشگاه را، حتی پس از محاسبه و پرداخت حق الزحمه اساتید، نگهداری می كند. به همین خاطر پس از گذشت مدتی (بسته به حجم فعالیت آموزشگاه) ممكن است احساس كنید عملكرد برنامه با كندی مواجه شده است. در صورت بروز چنین حالتی می باید اطلاعات ردیف های قدیمی را بایگانی كنید.

قسمت بایگانی به همین منظور طراحی شده و در دسترس شما است. با استفاده از منوی اصلی برنامه، در قسمت "پرونده" گزینه "بایگانی..." را انتخاب كنید. پنجره ای مطابق با شكل زیر روی صفحه ظاهر خواهد شد.

با استفاده از این قسمت شما می توانید ردیف هایی كه محاسبه برای آن ها انجام شده است به بایگانی منتقل نموده و اطلاعات داخل بایگانی را ملاحظه كرده و در آن ها جستجو كنید.

برای شروع عملیات، روی كلید "انتقال..." كلیك كنید. با انجام این كار، پنجره زیر نمایش داده خواهد شد. برای ادامه عملیات پرسش زیر را تایید كنید.

اكنون با توجه به حجم اطلاعات برنامه، صبر كنید تا پردازش اطلاعات به پایان برسد.

با استفاده از بخش فوقانی پنجره بایگانی، می توانید ردیف های نمایش داده شده در لیست را مطابق نیاز خود بر اساس نام استاد، نام هنرجو و یا تاریخ برگزاری كلاس محدود كنید.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

با استفاده از منوی برنامه و انتخاب منوی "مالی" (شكل زیر)، عملیات مالی برنامه در دسترس خواهد بود. این عملیات شامل هزینه ها، كنترل كد قبض رسید شهریه، فهرست شهریه های دریافتی، فهرست حق الزحمه های پرداختی و انتقال حساب هنرجو می باشد.

در این قسمت با نحوه عملكرد هر یك از این گزینه ها آشنا خواهیم شد.

بخش هزینه ها (تصویر زیر) در واقع یك برنامه حسابداری كوچك و ساده به منظور ثبت و اطلاع از دریافت ها و پرداخت های آموزشگاه می باشد. برنامه بطور خودكار در قسمت های مختلف برنامه كه مربوط به امور مالی می باشد (بخش هایی كه حاوی گزینه "افزودن به هزینه ها" می باشند)، ردیف های مورد نیاز را به این قسمت اضافه می كند. شما می توانید در صورت تمایل سایر هزینه ها و دریافت های آموزشگاه را در این بخش ثبت كنید.

برای ثبت مورد جدید و یا ویرایش ردیف، پس از انتخاب آن از نوار ابزار بالای لیست، روی كلید "جدید" و یا "ویرایش" كلیك كنید. پس از انجام این كار، نوار درج اطلاعات، زیر نوار ابزار، ظاهر خواهد شد (عكس زیر).

پس از درج اطلاعات ردیف جدید و یا ویرایش ردیف موجود، برای ثبت اطلاعات، روی كلید "ذخیره" كلیك كنید. برای بازگشت به مقادیر قبلی و یا لغو عملیات روی كلید "لغو" كلیك كنید.

پایین لیست هزینه ها، مجموع مبالغ بدهكار، بستانكار و تراز (جمع جبری مبالغ بدهكار و بستانكار) درج شده است.

با استفاده از قسمت "فیلتر" می توانید لیست را بر اساس نیاز خود (بازه های زمانی مختلف) محدود كنید. با اعمال فیلتر، مبالغ پایین لیست نیز به روز خواهند شد.

در قسمت جستجو می توانید بر اساس یك تاریخ خاص و یا قسمتی از شرح درج شده برای ردیف ها به جستجو بپردازید. برای انجام این كار، تاریخ و یا شرح مورد نظر را وارد كرده و سپس روی كلید "جستجو" كلیك كنید.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

نكته: لطفاً دقت كنید! واحد پول برای تمامی مبالغ درج شده، مطابق به آنچه كه شما در بخش های دیگر نیز در نظر گرفته اید درج و ثبت خواهد شد.

در صورت بروز مغایرت بین قبض رسید هنرجویان و اطلاعات ثبت شده در برنامه و اطمینان از صحت قبض رسید هنرجویان، می توانید از این قسمت استفاده كنید. برای كنترل صحت قبض هنرجو، در منوی اصلی برنامه، در بخش مالی، روی گزینه "كنترل كد قبض رسید شهریه..." كلیك كنید.

در پنجره ای كه مطابق با شكل زیر ظاهر خواهد شد، كد چاپ شده روی قبض را وارد كنید و سپس روی كلید "كنترل" كلیك كنید.

پس از انجام این كار، اطلاعات قبض مورد نظر نمایش داده خواهد شد و شما می توانید اطمینان حاصل كنید كه قبض رسید معتبر است.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

در این بخش (شكل زیر)‌ فهرستی از شهریه های دریافت شده قابل مشاهده است. از این امكان می توانید جهت كنترل روزانه حساب آموزشگاه و یا گزارش گیری از دریافت های آموزشگاه استفاده كنید.

فهرستی از تمامی دریافت های آموزشگاه و مجموع مبالغ در این پنجره درج شده است. برای محدود كردن لیست از قسمت "فیلتر" استفاده كنید. در این قسمت می توانید با توجه به تاریخ و یا مشخص كردن هنرجو به اطلاعات مورد نظر دسترسی داشته باشید.

با استفاده از كلید "ابطال..." می توانید در صورت وجود خطا در ثبت اطلاعات قبض، آن را بطور كامل حذف كنید (توضیح كامل در قسمت بعد).

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

نكته: اندازه كاغذ در نظر گرفته شده برای چاپ لیست A4 می باشد.

اگر به هر دلیل هنگام دریافت شهریه از هنرجویان و صدور قبض اطلاعات اشتباه در برنامه ثبت شده است و قبض نادرست است می توانید با استفاده از كلید "ابطال..." در قسمت "فهرست شهریه های دریافتی..." در بخش "مالی" از منوی اصلی برنامه آن را باطل كنید و نسبت به ثبت شهریه و صدور قبض جدید اقدام نمایید.

برای این كار ابتدا ردیف دریافت مورد نظر را از لیست انتخاب كرده و سپس روی كلید "ابطال..." كلیك كنید. پنجره زیر كه حاوی نام هنرجو و مبلغ دریافتی می باشد، نمایش داده خواهد شد.

در صورت اطمینان از صحت اطلاعات، آن را تایید و در صورت انصراف آن را لغو كنید.

لطفاً توجه داشته باشید، استفاده از این قابلیت، فقط بلافاصله بعد از صدور قبض و تا زمانی كه هنرجو از شهریه پرداخت شده استفاده نكرده باشد (در كلاس حاضر نشده باشد) مقدور است. در غیر این صورت پیام خطای زیر نمایش داده خواهد شد.

در این حالت امكان ابطال قبض وجود نخواهد داشت.

در این قسمت (تصویر زیر) فهرستی از پرداخت های آموزشگاه به اساتید، بر اساس تاریخ پرداخت، قابل مشاهده است.

با استفاده از قسمت "فیلتر" می توانید نمایش ردیف ها را بر اساس استاد و یا تاریخ (روز و یا ماه جاری) محدود كنید.

تعداد ردیف ها و مجموع مبالغ، در قسمت پایین لیست درج شده است.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

گاهی ممكن است بخواهید مانده حساب یك هنرجو را به هنرجوی دیگری منتقل كنید. در این قسمت (عكس زیر) می توانید این كار را انجام دهید.

ابتدا هنرجوی انتقال دهنده را از لیست بالایی انتخاب كنید. برای سهولت بیشتر میتوانید نام ایشان را با استفاده از قسمت "جستجو" بیابید. بعد از انتخاب، شهریه هر جلسه این هنرجو و مبلغ مانده حساب ایشان مقابل لیست نمایش داده خواهد شد.

سپس هنرجوی دریافت كننده را از لیست پایینی انتخاب كنید. برای سهولت بیشتر میتوانید نام ایشان را با استفاده از قسمت "جستجو" بیابید. بعد از انتخاب، شهریه هر جلسه این هنرجو و مبلغ مانده حساب ایشان مقابل لیست نمایش داده خواهد شد.

بعد از انتخاب هر دو هنرجوی انتقال دهنده و دریافت كننده برنامه تعداد جلسات قابل انتقال را محاسبه و در قسمت پایین پنجره درج خواهد كرد.

انتخاب گزینه "بایگانی پرونده هنرجوی انتقال دهنده" باعث خواهد شد پس از تایید و انجام عملیات انتقال، پرونده هنرجوی انتقال دهنده بایگانی شود.

انتخاب گزینه "بایگانی برنامه كلاسی هنرجوی انتقال دهنده" باعث خواهد شد پس از تایید و انجام عملیات انتقال، ردیف كلاسی هنرجوی انتقال دهنده بایگانی شود.

پس از اطمینان از صحت انتخاب ها، برای تایید و ثبت عملیات روی كلید انتقال كلیك كنید.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

با توجه به اینكه همیشه تهیه گزارش از آمار هنرجویان آموزشگاه ها به منظور ارسال آن ها برای وزارت ارشاد (در صورت نیاز) یكی از امور بسیار وقت گیر و توام با خطای محاسبه بوده است، در بخش "گزارش" (تصویر زیر) كه در منوی اصلی برنامه گنجانده شده است، سعی شده تا به منظور سهولت بیشتر در دسترسی به اطلاعات، در كمترین زمان ممكن این آمار تهیه و قابل مشاهده، ذخیره سازی و چاپ باشد.

در این قسمت با نحوه عملكرد این گزینه ها آشنا خواهیم شد.

برای تهیه آمار هنرجویان آموزشگاه، با استفاده از منوی اصلی برنامه و منوی "گزارش"، گزینه "آمار هنرجویان" را انتخاب كنید. با انجام این كار پنجره زیر نمایش داده خواهد شد. برای شروع عملیات، ابتدا با استفاده از نوار ابزار فوقانی این پنجره، روی كلید "تهیه آمار..." كلیك كنید. لطفاً صبر كنید تا پردازش اطلاعات به اتمام رسد. پس از مرحله پردازش، به ازای هر كلاس، یك ردیف شامل نام دوره، طول دوره، تعداد جلسات (در هر ترم)، مدت زمان هر جلسه، شهریه هر ترم، نام مدرس، كد تدریس، سال تولد (مدرس)، میزان تحصیلات، تعداد هنرجویان آقا، خانم و زیر 18 سال در لیست درج خواهد شد.

در صورت انصراف از عملیات و لغو در خلال پردازش، روی كلید "توقف" كلیك كنید.

پس از انجام این مرحله شما می توانید اطلاعات این جدول را به دلخواه تغییر دهید. با استفاده از قسمت پایین لیست، می توانید طول دوره، تعداد جلسات (در یك دوره) و شهریه (برای یك دوره) را برای تمامی ردیف ها وارد كنید.

برای ذخیره نمودن آمار تهیه شده برای استفاده های بعدی، روی كلید "ذخیره..." و برای چاپ لیست روی كلید "چاپ آمار..." كلیك كنید.

در صورت تمایل به حذف كامل یك ردیف، پس از انتخاب آن روی كلید "حذف ردیف" كلیك كنید.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

با استفاده از بخش قبل (آمار هنرجویان)، شما می توانید به منظور مراجعات بعدی، آمار تهیه شده را ذخیره كنید. برای رجوع به آمار ذخیره شده، با استفاده از منوی اصلی برنامه و منوی "گزارش"، گزینه "مشاهده آمار ذخیره شده..." را انتخاب كنید (تصویر زیر).

در قسمت پایینی پنجره، آمار مورد نظر را با توجه به تاریخ تهیه آن انتخاب كنید. با انجام این كار، لیست آمار ذخیره شده قابل مشاهده خواهد بود.

برای خروج از این قسمت، روی كلید "خروج" كلیك كنید.

با وجود آنكه سعی شده در حد امكان اشكالات نرم افزار شناسایی و رفع شود، ممكن است در حین استفاده از نرم افزار به اشكالاتی برخورد كنید. این اشكالات گاهی پیش بینی شده (طبیعی) و گاهی ناشی از خطای موجود در برنامه هستند. با گزارش های شما، ما می توانیم در نسخه های به روز شده، خطاهای احتمالی را برطرف كنیم و در نسخه های جدید برنامه كارآمدتری به شما عرضه كنیم.

در صورت بروز مشكل در حین كار با برنامه لطفاً مورد را از طریق پست الكترونیكی با توجه به موارد زیر به آدرس HoMoghimi@GMail.com ارسال كنید:

هر 2 یا 3 ماه برای به روز رسانی برنامه آدرس "" را كنترل كنید. در صورت وجود فایل جدید حتماً برنامه خود را بروز كنید. ******

در پایان ضمن قدردانی از انتخاب نرم افزار هنریار توسط شما و با امید آنكه این برنامه كمكی در جهت تسهیل امور روزانه آموزشگاه ها و ارتقای هرچند اندك سطح فرهنگی و هنری میهن عزیزمان داشته باشد، لازم است از عزیزانی كه در این راه بدون كمك و مساعدت ایشان این برنامه به شكل كنونی به انجام نمی رسید تشكر به عمل آید.

امید است با یاری و هم فكری همه شما دوستان عزیز، بتوانیم روز به روز در جهت ارتقای كیفیت و بهبود عملكرد برنامه متناسب با نیازهای شما گام برداریم.

* کلیه حقوق مادی و معنوی تمامی این اثر برای تهیه کننده آن محفوظ است. استفاده از متن فوق به منظور تبلیغات و راهنمایی و به شکل مستقل، به انضمام این قسمت (بخش انتهایی که با خط جدا شده است) بلامانع است.